Comunicarea cu echipa - comenzi sau cereri? - NS. II

Serviciul De Afaceri

Emiterea comenzilor, transferarea cererilor - comunicare cu echipa

Poziția unui lider sau a unui șef este inseparabil legată de darea de ordine. Pare a fi atât de normal și de zi cu zi încât nu ne concentrăm pe emiterea de comenzi. Aceasta este o greșeală - da, șeful este unul și da, părerea lui este cea mai importantă. Cu toate acestea, acest lucru nu schimbă faptul că, pentru a fi un lider bun, nu trebuie să guvernezi cu o mână dură, ci mai degrabă să comunici cu echipa - și merită să te echipezi cu o bună capacitate de a da comenzi. Deci, cum ar trebui să arate comunicarea cu echipa?

În primul rând - luminozitate și claritate. Nu este vina destinatarului că nu a înțeles mesajul - rămâne la latitudinea expeditorului să-l formuleze în așa fel încât să fie acceptat cu siguranță de acea persoană anume. Prin urmare, este extrem de important în comunicarea cu echipa să dea ordine în așa fel încât subordonatul să nu aibă îndoieli cu privire la ce, cum, cu cine și când să facă. Desigur, este greu să construiești un astfel de mesaj din mers – de aceea merită să-l construiești înainte, cel puțin la început. Gândiți-vă și scrieți toate datele despre o anumită sarcină sau proiect și abia apoi - transmiteți-le angajatului. Și asigurați-vă că a înțeles - acest lucru se poate face simplu sau cerând să fie repetat. De asemenea, este o idee bună să oferiți angajatului îndrumări scrise pentru sarcină (mai ales dacă este un proiect lung și multidimensional). Apoi, subordonatul are întotdeauna posibilitatea de a se referi la versiunea scrisă și nu trebuie să meargă la șef cu orice îndoială.

Al doilea - cultura. Faptul de a avea un rol superior în companie nu îl absolvă pe lider de a-i trata pe ceilalți cu respect. Adresarea adecvată a subordonaților, în conformitate cu principiile eticii și bunelor maniere, este întotdeauna necesară, dar mai ales la emiterea ordinelor. Prin urmare, bunăstarea angajatului tău ar trebui să fie întotdeauna luată în considerare, iar comenzile trebuie formulate în mod condiționat, ca întrebare sau cerere. Propoziția „Poți face asta până vineri?” sau "Ai fi capabil să faci așa?" sună mult mai bine decât „Fă-o pentru mâine”. Toată lumea știe că greutatea este de fapt aceeași - întrebarea „Ai putea?” este retoric când îi întrebi ca șef, dar are cu totul alt sens.

În al treilea rând, comunicarea cu echipa ar trebui să se bazeze pe inițierea angajaților nu numai în secretele proiectelor individuale, ci și pe informații mai ample. Nu este necesar să dezvăluiți imediat capitalul companiei și lista debitorilor - este mai mult despre justificarea sarcinilor ordonate. Conștientizarea faptului de a face ceva constructiv care aduce beneficii întregii companii oferă angajatului o motivație cu adevărat ridicată de a acționa.Totuși, dacă lucrează într-o echipă mai mare și nu știe cum, în ce măsură și dacă activitatea lui este valoroasă pentru companie, entuziasmul pentru muncă scade. Deoarece nu se știe dacă jocul este o lumânare, nu merită încercat.

Comunicarea cu echipa - cum să critici și cum să laude?

Odată ce sarcinile au fost distribuite și instrucțiunile date, nu mai este altceva de făcut decât să așteptați ca echipa să lucreze. Când le primim, ar trebui să ne uităm bine la ele și - ce urmează?

Angajații care își îndeplinesc sarcinile în companie merită feedback. Dacă liderul vede că ceva în echipă merge prost sau nu se face așa cum ar trebui, situația trebuie investigată imediat și angajații trebuie informați. Altfel, un angajat care face ceva greșit nu poate să-și corecteze comportamentul - dacă crede că lucrează bine, de ce să-l schimbe? Prin urmare, al doilea tip de mesaj pe care liderii trebuie să-l folosească atunci când comunică cu echipa este lauda și critica.

În ambele cazuri este esențial să ne bazăm pe fapte. În cazul laudelor, lăudăm ceva anume - un proiect bun, rezultate deosebite, profit mare pentru companie. În cazul criticii, este de asemenea necesar să indicați ce este greșit. Dacă dorim să atragem atenția asupra angajatului că acesta a întârziat, nu putem – așa cum s-a indicat mai sus – să spunem „Ați întârziat mult”. Trebuie să observi cum arată de fapt pentru un timp și apoi să spui: „Ai întârziat ieri, luni și joi săptămâna trecută”.

Laudele pot fi exprimate pe forum - pe de o parte, îl înnobilează pe angajat și îl face un model pentru restul, iar pe de altă parte, îi mobilizează pe alți membri ai echipei să acționeze. Datorită faptului că lăudăm pentru ceva anume (fapt), și nu pur și simplu, feedback-ul pozitiv nu trebuie perceput ca evidențierea unui angajat și plasarea lui ca animal de companie, ci ca o recompensă binemeritată.

Criticile nu trebuie niciodată trimise pe forum - pentru a oferi feedback negativ, angajatul ar trebui să fie invitat la birou. Chiar și critica cea mai abil exprimată, justificată și neatacată este de obicei greu de înghițit, așa că nu trebuie să subliniați angajatul cu faptul că alți membri ai echipei sunt martori ai acesteia. O astfel de stigmatizare publică ar avea, fără îndoială, un impact negativ nu numai asupra relației dintre lider și subordonat, ci și asupra încrederii în sine a angajatului la locul de muncă.

Cum ar trebui să fie structurat mesajul prin care ne transmitem criticile? După cum sa indicat mai devreme - trebuie să se bazeze pe fapte, fără a generaliza. În al doilea rând, angajatul nu trebuie atacat - adică trebuie să vorbiți despre propriile sentimente, nu despre caracteristicile celeilalte persoane (vezi: mesaj-mi). A spune: „Ai întârziat”, sună ca o acuzație cu care practic nu e nimic de făcut. Așa că ar trebui să spui: „Am observat că ai întârziat de cinci ori în ultimele două săptămâni. Mă îngrijorează pentru că întârzie munca de zi cu zi a echipei noastre.” Este demn de remarcat - ne justificăm sentimentele cu un fapt specific, o consecință care decurge din eveniment. A suna un angajat doar pentru a-i spune că comportamentul lui ne supără sau ne supără este inutil – pentru că emoțiile și sentimentele noastre sunt doar ale noastre. Angajatul nu poate face nimic în privința lor - poate promite că nu va întârzia din nou, dar va face asta să dispară automat orice nervozitate sau anxietate? Nu. Prin urmare, o comunicare adecvată cu echipa necesită ca liderul să spună ce impact real are asupra echipei și asupra muncii - de exemplu, întârziam cu raportul în fiecare zi. Se poate face ceva în legătură cu acest eveniment real.

După raportarea criticii, întrebați angajatul de ce s-a întâmplat sau se întâmplă acest lucru. Se poate dovedi că subordonatul are o explicație anume, dar se poate și să nu vadă problema („Am întârziat, dar oricum îmi fac toate treburile”). După ce ne explicăm, când avem o imagine clară asupra situației, puteți începe să rezolvați problema. Merită să o faceți împreună cu angajatul, sugerând ei înșiși sugestii sau direcționându-i doar către soluții adecvate.

Dacă critica funcționează, nu uitați să anunțați angajatul că schimbarea este vizibilă. Puteți spune că problema a fost rezolvată, că suntem mulțumiți de îmbunătățire sau că îmbunătățirea este pur și simplu vizibilă. Cel mai important lucru este să oferiți un astfel de feedback.

Începeți o perioadă de probă gratuită de 30 de zile, fără obligații!

Comunicarea în echipă - la ce obstacole trebuie să fii atent?

Comunicarea excelentă cu echipa nu este doar capacitatea de a construi mesaje adecvate și de a crea situații în așa fel încât recepția să fie cât mai bună. Există și unele bariere în comunicarea cu echipa care sunt greu de depășit. Obstacolele pot împiedica chiar și liderul cel mai bine pregătit să se alăture echipei sale. Atunci la ce trebuie să fii atent?

Barierele de comunicare sunt împărțite în trei categorii - fizice, semantice și psihologice. Cele mai vizibile și mai ușor de eliminat sunt obstacolele din grupa unu. Barierele fizice sunt toate tulburările externe, independente de emițător sau receptor. Deci va fi zgomot, căldură, aglomerație, scaun inconfortabil - tot ceea ce vă distrage atenția și vă împiedică să vă concentrați asupra mesajului. Din fericire, majoritatea distractorilor din acest grup pot fi eliminați - mergeți în altă cameră, ventilați, cereți să mergeți la site. Mai mult decât atât, adulții sunt în mare măsură capabili să ignore elementele care distrag atenția - totuși nu ar trebui să abuzați de răbdarea și perseverența colegilor tăi vorbind ore întregi într-o sală fără aer condiționat, în mijlocul verii.

Obstacolele semantice sunt un grup foarte interesant - este vorba despre neînțelegeri lingvistice și culturale. Cel mai adesea, astfel de bariere sunt asociate cu relațiile dintre oameni din țări diferite și culturi diferite, dar pot apărea și într-o companie formată doar din oameni din aceeași țară. Este suficient ca o persoană să fie specialistă într-un domeniu în care colegii săi nu se cunosc pe deplin - vocabularul specializat se poate dovedi a fi o barieră de netrecut.

Al treilea grup de bariere este cel mai greu de eliminat - barierele psihologice. Acest grup include toate prejudecățile, stereotipurile și, de asemenea, atitudinile negative. Cel mai adesea, astfel de bariere nu apar pe baza gândirii raționale, ci apar din emoții. După cum s-a menționat anterior - emoțiile sunt foarte greu de luptat. Prin urmare, uneori se dovedește că contactul, care ar trebui să fie fără probleme la suprafață, se poate dovedi a fi complet neproductiv.

Comunicarea în echipă este esențială pentru ca o afacere să funcționeze bine. Prin urmare, cunoașterea principiilor comunicării eficiente ar trebui să fie una dintre competențele unui bun lider. Marele avantaj al acestor abilități este că le poți învăța pur și simplu.