Când ar trebui depuse ZUS RIA și ZUS OSW?

Serviciu

De la 1 ianuarie 2019, sunt în vigoare noi formulare ZUS RIA și ZUS OSW. Au fost introduse pentru a scurta perioada de păstrare a dosarelor personale. Din articolul nostru veți afla cu ce grup de angajați poate fi scurtată perioada de stocare a fișierelor personale și când trebuie depuse noi formulare la ZUS.

Scurtarea perioadei de păstrare a fișierelor pe ZUS RIA și ZUS OSW

Legea din 10 ianuarie 2018 de modificare a anumitor acte în legătură cu scurtarea stocării dosarelor angajaților și electronicizarea acestora, introduce o perioadă mai scurtă de stocare a documentației angajaților. Perioada scurtă de 10 ani de păstrare a dosarelor angajaților se aplică în principal angajaților angajați după 1 ianuarie 2019. În cazul persoanelor angajate înainte de această dată, data angajării determină posibilitatea aplicării unei perioade mai scurte de păstrare. În cazul angajaților și contractorilor angajați:

  • în perioada de la 1 ianuarie 1999 până la 31 decembrie 2018, este posibilă scurtarea perioadei de păstrare a dosarelor la 10 ani, cu condiția depunerii la ZUS a formularelor ZUS RIA și ZUS OSW;

  • înainte de 1 ianuarie 1999, dosarele personale trebuie păstrate timp de 50 de ani și nu se poate scurta această perioadă.

ZUS RIA și ZUS OSW se depun în vederea scurtării perioadei de păstrare a dosarelor, doar în cazul salariaților încadrați în perioada de la 1 ianuarie 1999 până la 31 decembrie 2018.

Noi documente ZUS RIA și ZUS OSW

Atunci când un antreprenor decide să scurteze perioada de păstrare a dosarelor angajaților, acesta trebuie să furnizeze ZUS o declarație de intenție de a depune rapoarte de informare, adică așa-numitul ZUS OSW. În acesta, declară că va furniza rapoarte de informare ZUS RIA pentru toți asigurații angajați în perioada 1 ianuarie 1999 – 31 decembrie 2018.

Declarație ZUS OSW

După cum sa menționat mai devreme, un antreprenor care dorește să profite de obligația redusă de a păstra dosarele angajaților ar trebui să depună o declarație ZUS OSW către ZUS. Ele pot fi depuse și retrase în orice moment. Revocarea declarației este posibilă numai dacă nu a fost depus niciun raport de informare ZUS RIA. După retragerea declarației, perioada de păstrare a documentației angajatului nu se scurtează și se ridică la 50 de ani.

Raport de informare ZUS RIA

După depunerea declarației ZUS OSW, antreprenorul este obligat să întocmească și să depună raportul de informare ZUS RIA. Termenul limită pentru transmiterea acestui raport către ZUS este legat de data finalizării lucrărilor. În cazul persoanelor:

  • persoane radiate de asigurări sociale în perioada ianuarie 1999 până la sfârșitul lunii decembrie 2018, întreprinzătorul are la dispoziție 12 luni pentru a se depune la ZUS RIA de la data la care a depus la ZUS OSW;

  • Rapoartele RIA radiate după 2018 trebuie depuse împreună cu documentul ZUS ZWUA.

Raportul de informații ZUS RIA oferă date despre:

  • data și modul de încetare a ultimului raport de muncă, temeiul juridic al încetării sau expirării ultimului raport de muncă sau raport de serviciu, precum și informații din a cărui inițiativă a fost încetat raportul de muncă (blocul IV);

  • ani calendaristici pentru perioada de la 1 ianuarie 1999 la 31 decembrie 2018, inclusiv:

    • venituri datorate pentru ani calendaristici alții decât anul în care a fost plătit. Acest venit a stat la baza calculului contribuțiilor la asigurarea pentru pensie de pensie și invaliditate (blocul V);

    • sumele de venit datorate pentru ani alții decât anul în care a fost plătit și a stat la baza stabilirii contribuțiilor pentru asigurarea de accidente (blocul VI);

    • sumele de venit plătite în plus față de remunerația pentru perioada de incapacitate de muncă, boală, indemnizație de maternitate și îngrijire și indemnizația de reabilitare, care nu au constituit baza de calcul a contribuțiilor pentru asigurarea pentru pensie și invaliditate la momentul primirii; această remunerație sau indemnizație (blocul VII);

    • perioadele de activitate didactică în instituțiile prevăzute la art. 1 din Legea din 26 ianuarie 1982, carnetul de profesor (blocul IX);

  • perioadele de la 1 ianuarie 1999 până la 31 decembrie 2008 în care s-au efectuat lucrările:

    • predarea în instituțiile prevăzute la art. 1 din Legea din 26 ianuarie 1982, carnetul de profesor (blocul IX);

    • în condiții speciale sau în natură specială, prevăzute la art. 32 din Legea din 17 decembrie 1998 privind pensiile de la fondul de asigurări sociale (blocul X);

    • în condiții speciale sau de natură specială prevăzute la art. 3 sec. 1 și 3 din Legea din 19 decembrie 2008 privind pensiile intermediare (blocul XI).

Raportul ZUS RIA se referă la date pentru o perioadă închisă. În funcție de tipul de date, informațiile conținute în acestea se referă la perioada:

  • de la 1 ianuarie 1999 până la 31 decembrie 2008 sau

  • de la 1 ianuarie 1999 până la 31 decembrie 2018

Conform poziției ZUS, dacă plătitorul nu depune rapoarte de informare ZUS RIA pentru angajații săi, acesta este obligat să păstreze state de plată, carduri de salarizare sau alte dovezi pe perioada de 50 de ani de la data încetării activității de către salariatul acordat. conform vechilor reguli.

După depunerea ZUS RIA și ZUS OSW, antreprenorul oferă angajatului:

  • o copie a raportului de informații ZUS RIA;

  • dovezi care confirmă prestarea muncii în condiții speciale sau cu caracter deosebit în perioada 1 ianuarie 1999 – 31 decembrie 2008 (lucrări enumerate în listele vechi și noi);

  • Informatii despre:
    • perioada scurtă de păstrare a documentației angajaților săi;

    • dreptul de a colecta documentația angajatului și data primirii acesteia;

    • dreptul de a obține o copie a documentației angajatului;

    • informație că dacă documentația angajatului nu este colectată la timp, aceasta va fi distrusă.